Когда вы разрабатываете документы ХАССП самостоятельно или получаете их от специалистов, важно понимать, как эксперт будет их проверять. Знание критериев оценки и процесса проверки поможет вам подготовить качественные документы, которые пройдут экспертизу без серьёзных замечаний.
В этой статье мы подробно разберём, как эксперт проверяет документы ХАССП, на что обращает внимание в первую очередь, какие критерии использует для оценки и какие замечания чаще всего выносит.
Процесс проверки документов экспертом
Экспертная проверка документов ХАССП проходит в несколько этапов. Понимание этого процесса поможет вам лучше подготовить документы:
1 Первичный осмотр комплекта документов
Эксперт проверяет:
- Полноту комплекта документов (все ли обязательные документы присутствуют)
- Наличие всех необходимых разделов в каждом документе
- Оформление документов (подписи, даты, печати)
- Структуру и логику построения документов
2 Проверка соответствия ГОСТ Р 51705.1-2024
Эксперт проверяет:
- Соответствие структуры документов требованиям ГОСТ
- Наличие всех обязательных элементов, указанных в стандарте
- Правильность применения терминологии
- Соответствие формата документов требованиям
3 Проверка логики и последовательности
Эксперт проверяет:
- Логическую связь между документами
- Последовательность описания процессов
- Согласованность данных в разных документах
- Отсутствие противоречий
4 Проверка содержания и применимости
Эксперт проверяет:
- Соответствие документов специфике предприятия
- Реалистичность описанных процессов
- Применимость процедур на практике
- Полноту описания критических точек контроля
5 Детальная проверка каждого документа
Эксперт проверяет:
- Правильность определения критических контрольных точек
- Корректность установления критических пределов
- Адекватность процедур мониторинга
- Эффективность корректирующих действий
6 Формирование заключения
Эксперт составляет:
- Список выявленных несоответствий
- Рекомендации по устранению замечаний
- Общую оценку качества документов
- Заключение о возможности использования документов
Критерии оценки документов ХАССП
Эксперт оценивает документы по нескольким критериям. Понимание этих критериев поможет вам подготовить качественные документы:
Соответствие нормативным требованиям
Что проверяется:
- Соответствие ГОСТ Р 51705.1-2024
- Соответствие ТР ТС 021/2011
- Наличие всех обязательных документов
- Правильность применения требований стандартов
Полнота и детализация
Что проверяется:
- Полнота описания всех процессов
- Детализация критических точек контроля
- Полнота процедур мониторинга
- Детальность описания корректирующих действий
Применимость и реалистичность
Что проверяется:
- Соответствие документов реальным процессам предприятия
- Реалистичность описанных процедур
- Возможность практического применения
- Учёт специфики предприятия
Логичность и согласованность
Что проверяется:
- Логическая связь между документами
- Согласованность данных в разных документах
- Отсутствие противоречий
- Последовательность описания процессов
Правильность определения ККТ
Что проверяется:
- Корректность определения критических контрольных точек
- Правильность установления критических пределов
- Адекватность процедур мониторинга
- Эффективность корректирующих действий
Оформление и структура
Что проверяется:
- Правильность оформления документов
- Наличие подписей и дат
- Структурированность информации
- Читаемость и понятность документов
На что эксперты обращают внимание в первую очередь
Важно знать
Эксперты имеют ограниченное время на проверку документов, поэтому они сначала проверяют самые критичные моменты. Если в этих моментах есть серьёзные ошибки, документы могут быть отклонены сразу.
Топ-10 моментов, которые проверяют в первую очередь:
Политика, ППУ, План ХАССП, процедуры и т.д.
Критические точки должны быть определены корректно
Должны быть установлены и обоснованы
Должны быть детально описаны
Должны быть эффективными и применимыми
Структура и содержание должны соответствовать стандарту
Данные в разных документах не должны противоречить друг другу
Документы должны соответствовать специфике предприятия
Подписи, даты, печати должны быть на месте
Все процессы должны быть описаны детально
Типичные замечания экспертов
На основе опыта проверки документов эксперты чаще всего выносят следующие замечания. К каждому приведена профилактика: как не допустить подобного.
Замечание 1: Отсутствуют обязательные документы
Причина: В комплекте нет политики в области безопасности продукции, ППУ, плана ХАССП или других документов из перечня ГОСТ.
Как исправить: Сверить комплект со списком обязательных документов по ГОСТ Р 51705.1-2024 и оформить недостающие.
Профилактика. Как не допускать: В начале разработки составить чеклист обязательных документов по ГОСТ и ТР ТС 021/2011 и закрывать его по мере подготовки.
Замечание 2: Критические контрольные точки определены неверно или не по дереву решений
Причина: ККТ выбраны без анализа опасностей, по аналогии с другими предприятиями или без применения дерева решений.
Как исправить: Провести анализ опасностей по этапам процесса и определить ККТ по дереву решений из ГОСТ.
Профилактика. Как не допускать: Всегда использовать дерево решений для каждого значимого опасного фактора; фиксировать обоснование выбора ККТ в документах.
Замечание 3: Критические пределы не установлены или не имеют обоснования
Причина: У ККТ указаны пределы без ссылки на нормативы, СанПиН или внутренние исследования; значения взяты из интернета.
Как исправить: Для каждой ККТ прописать численные или качественные пределы и указать источник (ГОСТ, СанПиН, ТР ТС, протоколы).
Профилактика. Как не допускать: При установлении пределов сразу указывать норматив или документ-обоснование; не копировать пределы из чужих планов без проверки применимости.
Замечание 4: Процедуры мониторинга сформулированы общими фразами, без ответа кто, что, когда, как
Причина: Написано в духе: проводится контроль температуры, без указания должности, частоты, способа и фиксации результата.
Как исправить: Для каждой ККТ прописать: кто проводит мониторинг, что именно проверяется, как часто, каким способом, куда заносятся результаты.
Профилактика. Как не допускать: Описывать процедуры так, чтобы по тексту мог действовать любой назначенный сотрудник; проверять наличие ответов на вопросы кто, что, когда, как, где фиксируется.
Замечание 5: Корректирующие действия не устраняют причину и не предотвращают повторение
Причина: Описаны только действия с продукцией (переработка, утилизация), без разбора причины и мер по недопущению в будущем.
Как исправить: Добавить блоки: устранение причины отклонения, действия с продукцией, проверка эффективности, при необходимости пересмотр процедур.
Профилактика. Как не допускать: Для каждой ККТ прописывать не только что делать с продуктом, но и что делать с процессом и оборудованием, кто принимает решение и как фиксируется результат.
Замечание 6: Документы не привязаны к предприятию: другое название, адрес, перечень помещений или продукции
Причина: Использован шаблон без замены реквизитов, перечня помещений, ассортимента, технологических карт.
Как исправить: Пройти по всем документам и заменить шаблонные данные на фактические: наименование и адрес организации, помещения, продукция, ответственные.
Профилактика. Как не допускать: Собирать до начала заполнения шаблонов актуальные данные (учредительные документы, планы помещений, ассортимент, должностные лица) и подставлять их везде единообразно.
Замечание 7: Противоречия между документами: разное количество помещений, ККТ, ответственных
Причина: В ППУ одно количество цехов, в плане ХАССП другое; в приказах другие ФИО, чем в плане; перечень продукции не совпадает.
Как исправить: Выписать ключевые данные (помещения, продукция, должности, ККТ) и провести вычитку всех документов на согласованность.
Профилактика. Как не допускать: Вести единый справочник данных (помещения, продукция, ответственные) и при правках проверять все документы, где эти данные упоминаются.
Замечание 8: Структура документов не соответствует ГОСТ Р 51705.1-2024
Причина: Отсутствуют обязательные разделы, нарушена последовательность, использована устаревшая структура под старый стандарт.
Как исправить: Сверить каждый документ с актуальным ГОСТ Р 51705.1-2024 и добавить недостающие разделы, привести порядок разделов в соответствие со стандартом.
Профилактика. Как не допускать: Строить документы по оглавлению и требованиям раздела стандарта, относящегося к данному документу; при смене редакции ГОСТ перепроверять структуру.
Замечание 9: Технологические процессы и этапы описаны общими фразами, без привязки к реальному производству
Причина: Описаны типовые этапы (приёмка, хранение, приготовление), без указания конкретных операций, оборудования, температур и времени.
Как исправить: Дополнить описание реальными операциями, режимами, оборудованием и параметрами, которые действительно используются на производстве.
Профилактика. Как не допускать: Составлять описание процессов вместе с технологом или ответственным на производстве; сверять текст с фактическими технологическими инструкциями и картами.
Замечание 10: Отсутствуют или неверно оформлены подписи, даты утверждения, печать
Причина: Документы не утверждены приказом, нет даты введения в действие, подпись не того лица, нет печати где она нужна.
Как исправить: Утвердить документы приказом руководителя, проставить даты введения, подписи ответственных и печать в соответствии с правилами документооборота организации.
Профилактика. Как не допускать: Ввести чеклист оформления: приказ об утверждении, дата введения, подпись руководителя, при необходимости печать; проверять его перед передачей документов на экспертизу.
Замечание 11: Анализ опасностей не проведён или не отражён в документах
Причина: Нет описания выявленных опасностей (микробиологических, химических, физических) по этапам и обоснования их значимости.
Как исправить: Провести анализ опасностей по каждому этапу процесса, зафиксировать значимые опасности и меры их контроля; внести результаты в план ХАССП и связанные документы.
Профилактика. Как не допускать: Сначала оформлять анализ опасностей, затем на его основе определять ККТ и программы предварительных требований; не пропускать этап обоснования значимости опасностей.
Замечание 12: Программы предварительных требований (ППУ) не раскрыты или не соответствуют помещениям
Причина: ППУ переписаны общими фразами, не указаны конкретные помещения, зоны, режимы уборки, дезинфекции, контроля доступа.
Как исправить: Описать по каждой программе: что делается, где (перечень помещений/зон), как часто, кто отвечает, какие средства и документы используются.
Профилактика. Как не допускать: Разрабатывать ППУ с привязкой к реальной планировке и регламентам; указывать наименования помещений так же, как в остальных документах.
Замечание 13: Не описаны процедуры верификации и пересмотра системы ХАССП
Причина: Отсутствует или формально описан порядок проверки эффективности системы (внутренние проверки, анализ записей, пересмотр при изменениях).
Как исправить: Ввести раздел о верификации: кто и как часто проводит проверки, что анализируется, когда выполняется пересмотр документов и плана ХАССП.
Профилактика. Как не допускать: Заложить в документацию график внутренних проверок и пересмотра системы; описать критерии и порядок пересмотра при изменении продукции, оборудования, рецептур.
Замечание 14: Нет или неполный перечень записей (журналов), подтверждающих выполнение процедур
Причина: В документах упоминаются процедуры мониторинга и ППУ, но не указано, в каких формах и журналах фиксируются результаты.
Как исправить: Составить перечень учётных форм и журналов, привязать их к процедурам и ККТ; при необходимости разработать и ввести недостающие формы.
Профилактика. Как не допускать: При описании каждой процедуры сразу указывать форму записи (наименование журнала или формы, периодичность заполнения) и хранить перечень форм в одном месте (например, в ППУ или отдельном реестре).
Замечание 15: ККТ завышены: под контроль поставлены этапы, где можно обойтись программами предварительных требований
Причина: ККТ определены на этапах, где опасность устраняется соблюдением ППУ (например, мытьё рук, уборка), без обоснования необходимости именно ККТ.
Как исправить: Пересмотреть дерево решений: где контроль обеспечивается ППУ, ККТ не устанавливать; оставить ККТ только там, где на данном этапе только мониторинг может предотвратить или снизить опасность.
Профилактика. Как не допускать: Чётко разделять предварительные программы и критические точки; применять дерево решений и не вводить ККТ «на всякий случай» без ответа на вопрос, почему недостаточно ППУ.
Замечание 16: В плане ХАССП не отражена вся производимая продукция или все технологические линии
Причина: Описана одна группа продуктов или одна линия, тогда как предприятие выпускает несколько ассортиментных групп или работает несколько линий с разными рисками.
Как исправить: Включить в план ХАССП все группы продукции или все линии; при схожести процессов допустимо группировать с обоснованием, но перечень должен быть полным.
Профилактика. Как не допускать: Перед разработкой плана составить полный перечень продукции и линий; при появлении новой продукции или линии дополнять план и пересматривать документы.
Замечание 17: Политика в области безопасности продукции формальная, без целей и обязательств руководства
Причина: Политика скопирована, не содержит конкретных целей, не подписана руководителем и не доведена до персонала.
Как исправить: Сформулировать политику с учётом специфики предприятия, зафиксировать цели и обязательства, утвердить подписью руководителя, оформить процедуру доведения до сведения сотрудников.
Профилактика. Как не допускать: Разрабатывать политику с привязкой к организации; включать в неё измеримые цели и обязательство обеспечивать ресурсы и пересмотр системы; утверждать и доводить до персонала под подпись.
Замечание 18: Не назначены ответственные за процедуры ХАССП и за верификацию
Причина: В документах не указаны должности или конкретные лица, ответственные за мониторинг ККТ, корректирующие действия, верификацию и пересмотр.
Как исправить: Издать приказ о назначении ответственных за процедуры ХАССП и верификацию; внести должности и ФИО в план ХАССП и связанные процедуры.
Профилактика. Как не допускать: Одновременно с разработкой документов определять ответственных по каждой процедуре и за систему в целом; фиксировать назначения в приказах и дублировать в тексте процедур.
Замечание 19: Процедуры обучения и подготовки персонала не описаны или не привязаны к ХАССП
Причина: Нет описания, кого и по каким вопросам ХАССП обучают, как часто, как проверяют усвоение и фиксируют обучение.
Как исправить: Разработать процедуру обучения по ХАССП: перечень должностей, темы, периодичность, форма проверки знаний, учёт (журнал или личные карточки).
Профилактика. Как не допускать: Включить в документацию раздел об обучении: кто обучает, кого, по каким программам, как часто; вести учёт обучения и привлекать к процедурам только обученных сотрудников.
Замечание 20: Критические пределы указаны без единиц измерения или с неверными единицами
Причина: Указано «температура не выше 4» без °C, или «концентрация» без % или ppm; в разных документах разные единицы для одного параметра.
Как исправить: Для каждого количественного предела прописать единицы измерения (°C, %, ppm, минуты и т.д.) и метод измерения; привести к единому виду во всех документах.
Профилактика. Как не допускать: При установлении пределов сразу указывать единицы измерения и способ контроля; сверять с возможностями имеющихся средств измерения.
Замечание 21: Не описаны действия при выходе оборудования из строя или при отклонении в работе
Причина: Нет процедур на случай поломки холодильника, отключения электричества, сбоя в тепловой обработке и т.п.; неясно, что делать с продукцией и как возобновлять процесс.
Как исправить: Для критичных участков и ККТ описать действия при отказе оборудования и при отклонениях: оценка продукции, ограничение использования, ремонт, верификация перед запуском.
Профилактика. Как не допускать: Для каждой ККТ и важного оборудования предусматривать блок «действия при отклонении/поломке» и доводить его до ответственных; при необходимости ввести аварийные инструкции.
Замечание 22: Устаревшие ссылки на отменённые СанПиН, ГОСТ или редакции стандартов
Причина: В документах указаны отменённые или заменённые нормативы (например, старые СанПиН, ГОСТ Р 51705.1-2001 вместо ГОСТ Р 51705.1-2024).
Как исправить: Проверить все ссылки на нормативы по актуальным перечням и заменить устаревшие на действующие; при необходимости скорректировать процедуры под новые требования.
Профилактика. Как не допускать: Раз в год или при пересмотре документов проверять ссылки на ГОСТ, СанПиН, ТР ТС; хранить перечень используемых нормативов с датами и редакциями.
Замечание 23: Не описана работа с поставщиками и приёмка сырья с точки зрения безопасности продукции
Причина: Нет критериев отбора поставщиков, требований к документам на сырьё, процедуры приёмки по безопасности (сертификаты, декларации, органолептика, выборочный контроль).
Как исправить: Ввести процедуры оценки и отбора поставщиков, приёмки сырья (проверка документов, при необходимости лабораторный контроль) и зафиксировать в ППУ или отдельном документе.
Профилактика. Как не допускать: Включить в ППУ или регламенты блок по закупкам и приёмке: требования к поставщикам, перечень документов на сырьё, порядок приёмки и действия при несоответствии.
Замечание 24: Документы не пересматриваются при изменении технологии, ассортимента, оборудования или нормативов
Причина: В организации изменились процессы, продукция или требования, а планы ХАССП и процедуры остались прежними; нет регламента пересмотра при изменениях.
Как исправить: Провести актуализацию анализа опасностей и плана ХАССП с учётом текущих процессов; ввести процедуру обязательного пересмотра документов при существенных изменениях.
Профилактика. Как не допускать: Заложить в документацию правило: при изменении технологии, ассортимента, оборудования, помещений или нормативов проводить пересмотр соответствующих разделов и при необходимости анализ опасностей и плана ХАССП; фиксировать даты и причины пересмотра.
Как подготовить документы для проверки экспертом
Чеклист подготовки документов
Перед отправкой на проверку:
- ✓ Проверьте наличие всех обязательных документов
- ✓ Убедитесь, что структура соответствует ГОСТ Р 51705.1-2024
- ✓ Проверьте правильность определения ККТ
- ✓ Убедитесь, что критические пределы установлены и обоснованы
- ✓ Проверьте детализацию процедур мониторинга
- ✓ Убедитесь, что корректирующие действия эффективны
Проверка согласованности:
- ✓ Проверьте согласованность данных в разных документах
- ✓ Убедитесь, что нет противоречий
- ✓ Проверьте логическую связь между документами
- ✓ Убедитесь, что документы соответствуют специфике предприятия
- ✓ Проверьте полноту описания процессов
- ✓ Убедитесь, что все документы оформлены (подписи, даты)
Рекомендации по подготовке
Используйте чеклисты
Составьте чеклист обязательных документов и проверяйте по нему перед отправкой
Проверяйте соответствие ГОСТ
Сверяйте структуру и содержание документов с требованиями ГОСТ Р 51705.1-2024
Адаптируйте под предприятие
Не используйте шаблоны без адаптации - документы должны отражать реальные процессы
Проверяйте согласованность
Проверяйте, что данные в разных документах не противоречат друг другу
Детализируйте процессы
Описывайте процессы так, чтобы по документу можно было понять весь процесс
Правильно оформляйте
Убедитесь, что все документы подписаны, датированы и имеют необходимые печати
Что делать после получения замечаний эксперта
-
Внимательно изучите все замечания
Прочитайте каждое замечание, убедитесь, что понимаете, что нужно исправить. -
Приоритизируйте замечания
Определите, какие замечания критичны и требуют немедленного исправления, а какие можно исправить позже. -
Исправьте все замечания
Внесите необходимые изменения в документы согласно замечаниям эксперта. -
Проверьте исправления
Убедитесь, что все замечания устранены и не появились новые проблемы. -
Отправьте исправленные документы
Отправьте обновлённые документы эксперту для повторной проверки.
Выводы
- Эксперт проверяет документы по нескольким критериям: соответствие ГОСТ, полнота, применимость, логичность
- В первую очередь проверяются наличие обязательных документов, правильность определения ККТ, критические пределы
- Типичные замечания связаны с отсутствием документов, неправильным определением ККТ, несоответствием ГОСТ
- Подготовка документов должна включать проверку на соответствие ГОСТ, согласованность и полноту