Какие поля есть в журнале и зачем он нужен по ХАССП, разобрано в статье Журнал входного контроля продукции. Шаги приёмки как процесса описаны в материале Алгоритм приёмки сырья.
Эта статья про другое: как кладовщику или повару вести журнал каждый день, чтобы записи были полными, честными и выдерживали проверку.
Нормативная опора
ТР ТС 021/2011 требует контролировать сырьё на входе и хранить записи, подтверждающие безопасность. Требования к сопроводительным документам и маркировке дают ТР ТС 022/2011 и отраслевые регламенты, для продукции животного происхождения действуют правила ветеринарного оформления.
Точные температуры приёмки и допустимые отклонения берут из документов изготовителя и ваших внутренних инструкций. Цифры в примерах ниже приведены для иллюстрации формата записи.
Кто ведёт журнал
- Записи делает сотрудник, который фактически принимает партию: кладовщик, повар, администратор смены.
- Список допущенных к приёмке закрепляют приказом или в инструкции. Остальные товар не принимают.
- Если поставка приходит ночью или рано утром, ответственного на это время назначают заранее.
- Технолог или управляющий раз в неделю просматривает журнал и подписывает проверку.
Порядок записи при приёмке
Запись делают сразу, пока машина у двери. Последовательность удобно держать одинаковой для всех поставок:
- Записать дату и время прибытия машины.
- Измерить температуру в кузове до разгрузки, если сырьё требует холода.
- Сверить накладную, декларацию или ветеринарный документ с фактическим товаром.
- Осмотреть упаковку и маркировку, найти срок годности и номер партии.
- Измерить температуру в продукте для охлаждённого и замороженного сырья.
- Оценить органолептику: вид, запах, консистенцию.
- Записать количество и заключение: принято, принято частично, отклонено.
- При отклонении описать причину и действие с партией.
Примеры строк по видам сырья
Ниже условные записи. Поставщики и значения вымышлены, пределы указывайте по своим документам.
| Сырьё | Т в авто | Т в продукте | Партия, срок | Документы, упаковка | Органолептика | Заключение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Филе куриное охлаждённое, 20 кг | +3 °C | +2 °C | Партия 1405, годен до 04.10 | Ветдокумент есть, упаковка целая | Без посторонних запахов, цвет обычный | Принято |
| Креветки замороженные, 10 кг | -19 °C | -18 °C | Партия 77, годен до 03.2027 | Декларация есть, без следов подтаивания | Глазурь равномерная | Принято |
| Сливки 33%, 12 л | +9 °C | +8 °C | Годен до 06.10 | Документы есть | Не оценивали | Отклонено: температура выше предела изготовителя, возврат с водителем |
| Картофель, 50 кг | не требуется | не требуется | Урожай 2026 | Документы есть, 1 мешок мокрый | В 1 мешке гниль | Принято частично: 40 кг, 10 кг возврат по акту |
| Мука пшеничная, 25 кг | не требуется | не требуется | Партия 3312, годен до 08.2027 | Мешок целый, без следов влаги | Без посторонних запахов и вредителей | Принято |
Если температуру не измеряют по виду сырья, лучше писать не требуется, а не оставлять пустую ячейку. Пустое поле на проверке читается как пропуск.
Отказ и частичная приёмка: как записать
По строке с отказом проверяющий оценивает, работает ли контроль на самом деле. Хорошая запись отвечает на три вопроса: что не так, по какому критерию, что сделали с партией.
- Отказ целиком. Указать причину с измеренным значением и действие: возврат с водителем, акт расхождения, звонок поставщику.
- Частичная приёмка. Записать принятое и отклонённое количество отдельно, приложить акт на возврат.
- Спорная партия. Если решение не принято сразу, партию изолируют с табличкой и записывают это в журнал. Окончательное решение добавляют в ту же строку.
- Повторяющиеся проблемы. Если один поставщик ошибается регулярно, это повод для записи в журнал несоответствий и разговора об оценке поставщика.
Если возврат случился уже после приёмки, например брак нашли на кухне, его отражают в журнале возврата продукции, а в журнале входного контроля исходную строку не переписывают.
Еженедельная проверка журнала
Пять минут в неделю у ответственного за ХАССП помогают находить проблемы раньше инспектора:
- сравнить число записей с числом накладных за неделю;
- проверить, что у всех охлаждённых и замороженных позиций есть обе температуры;
- найти строки без партии или срока годности;
- посмотреть, нет ли подозрительно одинаковых значений во всех строках;
- проверить, что по каждому отказу описано действие.
Типовые ошибки
- Журнал заполняют в конце дня по накладным, температуры пишут по памяти.
- Во всех строках стоит одна и та же температура, например +4 °C, независимо от поставки.
- Измеряют только кузов, а температуру в продукте не пишут.
- Отказов за год нет ни одного. Для живого производства это выглядит неправдоподобно.
- Название продукта каждый раз пишут по-разному, по журналу нельзя найти историю партии.
Как организовать хранение принятого сырья, описано в статьях Схема товарного соседства и Температурные режимы хранения продуктов.
Как вести журнал в HACCPro
- Номенклатура. Позиции и поставщики заводятся один раз, в записи их выбирают из списка. Названия не расходятся между строками.
- Запись по факту приёмки. Дата и время, количество, партия, температура в авто и в толще, оценки транспортировки, упаковки и органолептики, срок годности, заключение, примечание.
- Распознавание документа. Можно загрузить фото чека или PDF накладной, проверить распознанные позиции и занести их в журнал. Температуру и заключение дописывают по факту.
- Загрузка из Saby (СБИС). При подключении поступления за период подтягиваются автоматически, нужные отмечают галочками.
- Отклонённые партии. Строки с отказом выделяются в таблице, их легко найти при проверке.
- Смена и печать. Сотрудники вносят записи с телефона, лист за месяц печатается для проверки.
Частые вопросы
Краткий вывод
Журнал входного контроля заполняют в момент приёмки, по каждой позиции, с реальными температурами и сроками. Отказ и частичная приёмка записываются с причиной и действием.
Раз в неделю сверяйте журнал с накладными и ищите пустые и одинаковые значения. В HACCPro номенклатура, распознавание накладных и печать за месяц упрощают эту работу.
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Решения по конкретному предприятию требуют учёта профиля объекта и актуальных нормативных актов.